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CGU

Version 1.2 du 4 décembre 2025

1. Objet

Les présentes Conditions Générales d’Utilisation (ci-après les « CGU ») ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles les utilisateurs (ci-après les « Utilisateurs ») accèdent à la Plateforme Delibia et utilisent les services qui y sont proposés.

Elles s’appliquent à toute personne autorisée à accéder à la Plateforme dans le cadre d’un contrat souscrit par une entité publique cliente (collectivité territoriale, syndicat mixte, centre de gestion, établissement public, etc.).

Les CGU sont complétées par les Conditions Générales de Vente (CGV) et la Politique de confidentialité, accessibles sur le site https://delibia.fr. En cas de contradiction, les CGV prévalent sur les CGU.

2. Définitions

Les termes en gras utilisés dans les présentes CGU ont la signification suivante :

  • Plateforme : service numérique édité par la société SOLYNE, accessible à l’adresse https://delibia.fr, permettant aux entités publiques de rechercher, analyser, structurer et produire des documents administratifs à l’aide de l’intelligence artificielle.
  • Administrateur : Utilisateur ayant les droits de gestion des équipes, des membres et des paramètres de l'organisation cliente, incluant l'activation ou la désactivation de permissions globales.
  • Éditeur : Utilisateur autorisé à modifier le contenu d'un élément partagé (ajout/suppression de documents, modification de paramètres).
  • Contributeur : Utilisateur autorisé à ajouter du contenu à un élément partagé sans pouvoir le modifier ou le supprimer.
  • Utilisateur : Utilisateur disposant d'un accès en lecture seule à un élément partagé (consultation uniquement).
  • Membre : Utilisateur disposant des fonctionnalités de recherche, chatbot, assistants IA, et espaces collaboratifs. Peut partager des contenus avec d’autres membres.
  • Données d’entrée : contenu saisi ou transmis par l’Utilisateur (texte, document, consigne) dans le cadre d’une interaction avec un outil IA.
  • Données internes : documents ou informations appartenant à la collectivité, intégrés volontairement par les Utilisateurs pour alimenter une base de connaissances privée.
  • Espace : espace de travail personnel ou partagé permettant de regrouper des documents, un chatbot personnalisé et des assistants IA. Chaque Espace peut être partagé avec différents niveaux de permissions (Propriétaire, Éditeur, Contributeur, Utilisateur).
  • Base de connaissances : ensemble structuré de documents internes, mis à disposition des outils IA dans un projet, accessible selon les droits de chaque Utilisateur.
  • Services : l’ensemble des fonctionnalités proposées sur la Plateforme, incluant les moteurs de recherche, assistants, chatbots, espaces collaboratifs, publication d’actes et options complémentaires.

3. Acceptation et opposabilité des CGU

L’utilisation de la Plateforme est subordonnée à l’acceptation sans réserve des présentes CGU, formalisée lors de la création d’un compte ou de la première connexion.

Les CGU sont mises à disposition de l'utilisateur à tout moment depuis la Plateforme, et peuvent faire l’objet de mises à jour. Toute modification substantielle est notifiée aux Utilisateurs par message dédié ou lors de la connexion suivante.

3.1 Modalités de modification

Toute modification substantielle des CGU fait l’objet d’une notification préalable à l’Utilisateur ou à la collectivité cliente.

Les nouvelles CGU entrent en vigueur :

  • immédiatement pour les évolutions mineures (clarifications, corrections rédactionnelles),
  • dans un délai minimum de quinze (15) jours pour les modifications impactant les droits ou obligations des Utilisateurs.

En cas de refus des nouvelles CGU, l’accès à la Plateforme peut être suspendu, et la collectivité cliente peut résilier le contrat selon les modalités prévues aux CGV.

4. Accès à la Plateforme

4.1 Création de compte

L’accès à la Plateforme est réservé aux Utilisateurs expressément autorisés par leur entité publique de rattachement. Chaque Utilisateur dispose d’un compte nominatif et personnel. Le partage de compte est strictement interdit.

L’accès est possible :

  • soit par identifiant/mot de passe (créé à l’activation du compte),
  • soit via un système d’authentification unique (SSO) si cette option a été activée par la collectivité.

4.2 Rôles utilisateurs

Deux niveaux de rôles coexistent sur la Plateforme :

A. Rôle organisationnel (au niveau de la collectivité) :

  • Administrateur : gère les membres de l’organisation, les paramètres globaux et l’activation/désactivation des permissions suivantes :

\- Importation de fichiers dans les Espaces

\- Création d’assistants personnalisés

\- Partage d’Espaces, d’assistants et de fonds documentaires

B. Rôles fonctionnels (au niveau des éléments partagés) :

Chaque élément créé (Espaces, Assistant, etc) peut être partagé avec différents niveaux de permissions :

  • Propriétaire : créateur de l’élément, dispose de tous les droits incluant la gestion des permissions, la modification et la suppression.
  • Éditeur : peut modifier le contenu et les paramètres de l’élément partagé (ajouter, modifier, supprimer des documents).
  • Contributeur : peut ajouter du contenu sans pouvoir modifier ou supprimer l’existant.
  • Utilisateur : accès en lecture seule.

Les permissions sont gérées au niveau de chaque élément et peuvent être modifiées à tout moment par le Propriétaire ou l’Administrateur de l’organisation.

4.3 Sécurité des accès

L’Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants. En cas de perte, de vol ou d’usage non autorisé, il s’engage à en informer immédiatement Delibia.

Delibia se réserve le droit de suspendre temporairement un compte pour des raisons de sécurité (ex : comportement anormal, tentative d’intrusion, suspicion de fraude).

5. Utilisation autorisée de la Plateforme

5.1 Bon usage

L’Utilisateur s’engage à utiliser la Plateforme dans le respect :

  • des lois et règlements en vigueur,
  • des règles de confidentialité et de sécurité propres à sa collectivité,
  • des présentes CGU et des finalités contractuelles du service.

En particulier, l’Utilisateur s’interdit :

  • d’utiliser la Plateforme pour transmettre ou générer des contenus illicites, diffamatoires, discriminatoires ou violents ;
  • de détourner les outils à des fins étrangères à l’activité de sa collectivité ou de l’entité publique utilisatrice ;
  • d’extraire massivement des contenus (web scraping ou équivalent) sans autorisation ;
  • de tenter d’accéder à des contenus ou espaces dont il n’a pas l’autorisation ;
  • de porter atteinte au bon fonctionnement de la Plateforme (ex. : injection de scripts, surcharge volontaire).

Le Client s’engage à utiliser la Plateforme dans le respect des règles de sécurité définies dans la Politique de Sécurité des Systèmes d’Information (PSSI), notamment en matière de gestion des accès, de relecture des contenus générés et de prévention de l’intégration de données personnelles non nécessaires dans les Données d’Entrée. Cette PSSI est mise à disposition sur demande.

5.2 Responsabilité de l’Utilisateur

L’Utilisateur est seul responsable :

  • du contenu des Données d’Entrée qu’il saisit dans la Plateforme (ex. : mentions de données personnelles dans un compte rendu, contenu d’un espace…) ;
  • de la vérification des contenus générés par l’IA avant leur diffusion ou publication officielle ;
  • de l’usage qu’il fait des fonctionnalités mises à sa disposition, en particulier dans le cadre des espaces partagés ou des documents traités dans une base de connaissances.

5.3 Obligations de la collectivité cliente

La collectivité cliente s’engage à :

  • définir et maintenir à jour les habilitations des Utilisateurs ;
  • veiller à ce que les données internes intégrées dans la Plateforme soient pertinentes, licites, exactes et conformes au RGPD ;
  • informer les Utilisateurs des règles internes de sécurité applicables ;
  • garantir que l’usage de la Plateforme est conforme aux finalités professionnelles prévues par le contrat ;
  • ne pas intégrer dans la Plateforme de données contenant des informations sensibles sans base légale ou autorisation spécifique.

La collectivité est responsable de la configuration des accès, des rôles et de la gestion des Espaces partagés au sein de son organisation.

6. Contenus générés et responsabilités

6.1 Fonction de production assistée

Les outils IA de Delibia permettent de générer des contenus administratifs (notes de synthèse, projets de délibération, courriers, comptes rendus, etc.) à partir des Données d’Entrée fournies par l’Utilisateur.

Ces contenus sont produits automatiquement sur la base d’algorithmes d’intelligence artificielle et doivent être relus, vérifiés et, le cas échéant, modifiés par l’Utilisateur ou les services compétents de la collectivité avant toute diffusion officielle.

6.2 Absence de conseil juridique

Delibia ne constitue en aucun cas un service de conseil juridique.

Les contenus générés (même à caractère juridique) ne peuvent être considérés comme des avis juridiques engageant la responsabilité de Delibia ou de SOLYNE.

L’Utilisateur demeure pleinement responsable de l’usage qu’il fait des documents produits, notamment en cas de publication ou de transmission à des tiers.

6.3 Suppression des contenus non sauvegardés

Les contenus générés sont consultables immédiatement après production. Sauf action de sauvegarde par l’Utilisateur (ex. : ajout à un dossier), les contenus non enregistrés sont automatiquement supprimés au bout de 30 jours.

7. Fonctionnalités spécifiques encadrées

7.1 Moteur de recherche public

L’Utilisateur peut rechercher des documents publics (délibérations, rapports, lois, décisions…) via un moteur de recherche avancé.

La réutilisation des contenus publics est autorisée dans le cadre professionnel défini par la mission de service public, conformément au Code des relations entre le public et l’administration (CRPA)

Toute exploitation externe ou commerciale est interdite sans autorisation expresse

7.2 Chatbot connecté et assistant

L'utilisateur peut interagir avec un chatbot alimenté par des données publiques ou internes (dans le cadre d’un projet).

Les réponses fournies sont automatiquement générées sur la base des Données d’Entrée. L’Utilisateur doit s’assurer que les requêtes ne contiennent pas d’informations sensibles ou contraires au RGPD.

Les assistants IA peuvent être personnalisés dans les Projets, et leurs réponses peuvent contenir des propositions de documents à finaliser.

7.3 Fonctionnalité Espace

Les Espaces permettent à l’Utilisateur de créer un espace de travail personnel ou partagé incluant :

  • un ensemble de document limité,
  • une personnalisation du chatbot lié à ces documents
  • des assistants IA configurables.

L’Utilisateur peut, selon ses accès et autorisations :

  • accéder uniquement à ses espaces
  • ou collaborer avec d’autres membres (Espace partagé).
  • La gestion de l’accès et du contenu partagé relève de la responsabilité du titulaire de l’espace.

7.3.1 Gestion et suppression des données dans les Espaces

Le titulaire de l’espace est responsable :

  • des membres invités,
  • des documents partagés,
  • d' éventuelles suppressions de documents.

La suppression d’un espace entraîne la suppression définitive des documents internes et contenus générés qui y étaient rattachés, sauf s’ils ont été enregistrés ailleurs dans la Plateforme par un autre utilisateur ayant les droits nécessaires.

7.4 Intégration de documents internes

Dans le cadre d’une option activée par la collectivité, des documents internes (jusqu’à 10 Go) peuvent être intégrés à une base de connaissances dédiée.

Leur traitement par les outils IA repose sur les métadonnées et le paramétrage défini avec les gestionnaires. Ces documents demeurent la propriété de la collectivité.

7.4.1 Traitement des données internes

Les documents internes intégrés par la collectivité :

  • restent sa propriété exclusive ;
  • ne sont utilisés par SOLYNE que pour le fonctionnement des Services ;
  • ne font l’objet d’aucune exploitation secondaire, commercialisation ou indexation hors de la collectivité.

SOLYNE procède uniquement à des traitements techniques (analyse, conversion, indexation locale) permettant le fonctionnement des outils IA sélectionnés par l’Utilisateur dans son Projet.

7.5 Module de publication et anonymisation des actes

En option, Delibia permet d’automatiser la publication et l’anonymisation d’actes administratifs.

L’Utilisateur est tenu de vérifier le contenu publié et de s’assurer de la bonne suppression des données personnelles conformément aux exigences du RGPD.

8. Propriété intellectuelle

8.1 Propriété de la Plateforme

La Plateforme Delibia, ses interfaces, algorithmes, bases de données, outils d’IA, et l’ensemble de ses composants (graphismes, textes, vidéos, fonctionnalités, etc.) sont la propriété exclusive de la société SOLYNE, ou font l’objet d’une licence régulièrement acquise.

Toute reproduction, représentation, diffusion ou exploitation non autorisée de tout ou partie de la Plateforme, par quelque moyen que ce soit, est strictement interdite et susceptible de constituer une contrefaçon sanctionnée par les articles L.335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.

8.2 Données publiques

Les Données publiques accessibles via la Plateforme (au sens du CRPA) demeurent la propriété des administrations qui les ont produites ou reçues.

La structuration, l’indexation et la présentation de ces données par Delibia peuvent faire l’objet d’une protection au titre du droit sui generis du producteur de base de données.

8.3 Contenus générés

Les contenus générés par les outils d’intelligence artificielle de la Plateforme (chatbot, assistants IA) sont produits à partir des Données d’Entrée fournies par l'utilisateur.

Ils sont accessibles immédiatement après leur génération et peuvent être sauvegardés par l’Utilisateur dans un dossier personnel ou partagé.

Par défaut, ces contenus sont automatiquement supprimés au bout de trente (30) jours, sauf s’ils ont été explicitement enregistrés dans un espace utilisateur.

Par exception, lorsqu’un Utilisateur attribue une évaluation négative à un contenu généré, la Donnée d’Entrée, la réponse produite et le commentaire associé sont conservés pendant une durée maximale de douze (12) mois, dans le seul but :

  • d’identifier les dysfonctionnements,
  • d’améliorer la qualité des réponses fournies,
  • et d’assurer un suivi statistique interne.

Ces contenus ne sont jamais réutilisés à des fins commerciales, ni pour entraîner les modèles d’IA, et ne font l’objet d’aucune diffusion.

9. Limitation de responsabilité

9.1 Qualité des contenus générés

Les contenus produits par les outils d’intelligence artificielle sont générés automatiquement à partir des Données d’Entrée fournies par l'utilisateur.

SOLYNE et Delibia ne garantissent ni l’exactitude, ni l’exhaustivité, ni la conformité juridique des contenus générés.

L’Utilisateur demeure responsable de leur vérification et de leur validation avant toute utilisation interne, diffusion ou publication.

9.2 Dommages indirects

En aucun cas SOLYNE ou Delibia ne pourront être tenus pour responsables des dommages indirects tels que perte de chance, perte de données, préjudice commercial, atteinte à l’image ou perte de chiffre d’affaires, résultant de l’utilisation ou de l’impossibilité d’utiliser la Plateforme.

9.3 Limite de responsabilité

Sous réserve des dispositions légales impératives applicables aux entités publiques, la responsabilité de SOLYNE, tous dommages directs confondus, est expressément limitée au montant payé par la collectivité cliente au titre de l’année contractuelle en cours.

9.4 Cas d’exonération

La responsabilité de SOLYNE ne peut être engagée en cas de :

  • mauvaise utilisation de la Plateforme par l’Utilisateur,
  • non-respect des consignes d’utilisation ou de sécurité,
  • utilisation des Services à des fins étrangères à l’activité professionnelle de la collectivité,
  • force majeure au sens du droit français,
  • altération, perte ou vol des données imputable au Client, à un tiers ou à la collectivité.

9.5 Sécurité et conformité

SOLYNE met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour assurer un niveau de sécurité adapté aux risques, incluant notamment :

  • chiffrement des données en transit ; (TLS 1.2/1.3)
  • sauvegardes régulières ;
  • journalisation et supervision des accès ;
  • cloisonnement des environnements ;
  • audits de sécurité réguliers.

SOLYNE s'engage à notifier la collectivité cliente de tout incident de sécurité dans les meilleurs délais et au plus tard sous 72 heures après en avoir pris connaissance..

10. Disponibilité du service et maintenance

10.1 Disponibilité

La Plateforme est accessible en ligne 24h/24 et 7j/7, sauf en cas de force majeure ou d’opération de maintenance.

Delibia met tout en œuvre pour assurer une haute disponibilité du service, sans garantir une disponibilité absolue.

10.2 Maintenance

Des opérations de maintenance ou de mise à jour peuvent entraîner une interruption temporaire du service. Les utilisateurs seront informés au moins 48 heures à l'avance pour les maintenances planifiées, sauf en cas d'urgence

11. Suspension ou résiliation de compte

11.1 Utilisation abusive ou frauduleuse

En cas d’utilisation contraire aux CGU ou de comportement portant atteinte à la sécurité ou à l’intégrité de la Plateforme (extraction massive, tentative d’intrusion, contenu illicite), Delibia se réserve le droit de :

  • suspendre temporairement l’accès de l’Utilisateur concerné,
  • notifier l’administrateur de la collectivité cliente,
  • supprimer le compte concerné en cas de manquement répété ou non corrigé.

11.2 Alerte système et signalement

Un système de détection automatique signale les comportements anormaux. La collectivité cliente est informée avant toute action définitive.

12. Données personnelles

Les traitements de données personnelles réalisés via la Plateforme sont régis par la Politique de confidentialité, accessible à l’adresse suivante : https://delibia.fr/privacy

L’Utilisateur y trouvera l’ensemble des informations relatives :

  • aux catégories de données collectées,
  • aux finalités des traitements,
  • aux sous-traitants impliqués (dont Mistral AI avec Zero Data Retention),
  • à la durée de conservation,
  • et aux droits RGPD (accès, rectification, effacement, opposition, portabilité).

Les demandes peuvent être adressées à dpo@delibia.fr.

12.1 Responsabilité RGPD

Dans le cadre du fonctionnement de la Plateforme :

  • la collectivité cliente est responsable de traitement au sens du RGPD ;
  • SOLYNE agit en tant que sous-traitant, conformément à l’article 28 du RGPD.

SOLYNE ne traite les données personnelles que sur instruction documentée de la collectivité, pour les seules finalités liées à l’accès et à l’utilisation de la Plateforme, et s’interdit toute réutilisation à des fins propres.

La liste actualisée des sous-traitants est disponible dans la Politique de confidentialité.

13. Loi applicable et juridiction compétente

Les présentes CGU sont régies par la loi française.

En cas de différend relatif à l’interprétation, l’exécution ou la validité des CGU, et à défaut de solution amiable dans un délai raisonnable, les tribunaux du ressort du siège social de la société SOLYNE seront seuls compétents, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.