Sommaire
CGU
Version 1.1 du 5 novembre 2025
1. Objet
Les présentes Conditions Générales d’Utilisation (ci-après les « CGU ») ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles les utilisateurs (ci-après les « Utilisateurs ») accèdent à la Plateforme Delibia et utilisent les services qui y sont proposés.
Elles s’appliquent à toute personne autorisée à accéder à la Plateforme dans le cadre d’un contrat souscrit par une entité publique cliente (collectivité territoriale, syndicat mixte, centre de gestion, établissement public, etc.).
Les CGU sont complétées par les Conditions Générales de Vente (CGV) et la Politique de confidentialité, accessibles sur le site https://delibia.fr. En cas de contradiction, les CGV prévalent sur les CGU.
2. Définitions
Les termes en gras utilisés dans les présentes CGU ont la signification suivante :
- Plateforme : service numérique édité par la société SOLYNE, accessible à l’adresse https://app.delibia.fr, permettant aux entités publiques de rechercher, analyser, structurer et produire des documents administratifs à l’aide de l’intelligence artificielle.
- Utilisateur : toute personne physique (agent, élu, collaborateur) disposant d’un accès nominatif à la Plateforme.
- Administrateur : Utilisateur ayant les droits de gestion des membres et des paramètres de l’organisation cliente.
- Gestionnaire de données : Utilisateur autorisé à importer, modifier ou supprimer des documents internes dans une base de connaissances.
- Membre : Utilisateur disposant des fonctionnalités de recherche, chatbot, assistants IA, et projets collaboratifs. Peut partager des contenus avec d’autres membres.
- Données d’Entrée : contenu saisi ou transmis par l’Utilisateur (texte, document, consigne) dans le cadre d’une interaction avec un outil IA.
- Données internes : documents ou informations appartenant à la collectivité, intégrés volontairement par les Utilisateurs pour alimenter une base de connaissances privée.
- Projet : espace de travail personnel ou partagé permettant de regrouper des documents, un chatbot personnalisé et des assistants IA.
- Base de connaissances : ensemble structuré de documents internes, mis à disposition des outils IA dans un projet, accessible selon les droits de chaque Utilisateur.
- Services : l’ensemble des fonctionnalités proposées sur la Plateforme, incluant les moteurs de recherche, assistants, chatbots, espaces collaboratifs, publication d’actes et options complémentaires.
3. Acceptation et opposabilité des CGU
L’utilisation de la Plateforme est subordonnée à l’acceptation sans réserve des présentes CGU, formalisée lors de la création d’un compte ou de la première connexion.
Les CGU sont mises à disposition de l’Utilisateur à tout moment depuis la Plateforme, et peuvent faire l’objet de mises à jour. Toute modification substantielle est notifiée aux Utilisateurs par message dédié ou lors de la connexion suivante.
4. Accès à la Plateforme
4.1 Création de compte
L’accès à la Plateforme est réservé aux Utilisateurs expressément autorisés par leur entité publique de rattachement. Chaque Utilisateur dispose d’un compte nominatif et personnel. Le partage de compte est strictement interdit.
L’accès est possible :
- soit par identifiant/mot de passe (créé à l’activation du compte),
- soit via un système d’authentification unique (SSO) si cette option a été activée par la collectivité.
4.2 Rôles utilisateurs
Trois types de profils peuvent être attribués :
- Administrateur : gère les utilisateurs, les paramètres de l’organisation, les accès aux modules.
- Gestionnaire de données : administre les documents intégrés dans les bases de connaissances.
- Membre : accède aux fonctionnalités standards de recherche, chatbot, assistants IA, et Projets. Peut partager ses contenus avec d’autres membres.
4.3 Sécurité des accès
L’Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants. En cas de perte, de vol ou d’usage non autorisé, il s’engage à en informer immédiatement Delibia.
Delibia se réserve le droit de suspendre temporairement un compte pour des raisons de sécurité (ex : comportement anormal, tentative d’intrusion, suspicion de fraude).
5. Utilisation autorisée de la Plateforme
5.1 Bon usage
L’Utilisateur s’engage à utiliser la Plateforme dans le respect :
- des lois et règlements en vigueur,
- des règles de confidentialité et de sécurité propres à sa collectivité,
- des présentes CGU et des finalités contractuelles du service.
En particulier, l’Utilisateur s’interdit :
- d’utiliser la Plateforme pour transmettre ou générer des contenus illicites, diffamatoires, discriminatoires ou violents ;
- de détourner les outils à des fins étrangères à l’activité de sa collectivité ou de l’entité publique utilisatrice ;
- d’extraire massivement des contenus (web scraping ou équivalent) sans autorisation ;
- de tenter d’accéder à des contenus ou espaces dont il n’a pas l’autorisation ;
- de porter atteinte au bon fonctionnement de la Plateforme (ex. : injection de scripts, surcharge volontaire).
Le Client s’engage à utiliser la Plateforme dans le respect des règles de sécurité définies dans la Politique de Sécurité des Systèmes d’Information (PSSI), notamment en matière de gestion des accès, de relecture des contenus générés et de prévention de l’intégration de données personnelles non nécessaires dans les Données d’Entrée. Cette PSSI est mise à disposition sur demande.
5.2 Responsabilité de l’Utilisateur
L’Utilisateur est seul responsable :
- du contenu des Données d’Entrée qu’il saisit dans la Plateforme (ex. : mentions de données personnelles dans un compte rendu, contenu d’un projet…) ;
- de la vérification des contenus générés par l’IA avant leur diffusion ou publication officielle ;
- de l’usage qu’il fait des fonctionnalités mises à sa disposition, en particulier dans le cadre des projets partagés ou des documents traités dans une base de connaissances.
6. Contenus générés et responsabilités
6.1 Fonction de production assistée
Les outils IA de Delibia permettent de générer des contenus administratifs (notes de synthèse, projets de délibération, courriers, comptes rendus, etc.) à partir des Données d’Entrée fournies par l’Utilisateur.
Ces contenus sont produits automatiquement sur la base d’algorithmes d’intelligence artificielle et doivent être relus, vérifiés et, le cas échéant, modifiés par l’Utilisateur ou les services compétents de la collectivité avant toute diffusion officielle.
6.2 Absence de conseil juridique
Delibia ne constitue en aucun cas un service de conseil juridique.
Les contenus générés (même à caractère juridique) ne peuvent être considérés comme des avis juridiques engageant la responsabilité de Delibia ou de SOLYNE.
L’Utilisateur demeure pleinement responsable de l’usage qu’il fait des documents produits, notamment en cas de publication ou de transmission à des tiers.
6.3 Suppression des contenus non sauvegardés
Les contenus générés sont consultables immédiatement après production. Sauf action de sauvegarde par l’Utilisateur (ex. : ajout à un dossier), les contenus non enregistrés sont automatiquement supprimés au bout de 30 jours.
7. Fonctionnalités spécifiques encadrées
7.1 Moteur de recherche public
L’Utilisateur peut rechercher des documents publics (délibérations, rapports, lois, décisions…) via un moteur de recherche avancé.
La réutilisation des contenus publics est autorisée dans le cadre professionnel défini par la mission de service public, conformément au Code des relations entre le public et l’administration (CRPA)
Toute exploitation externe ou commerciale est interdite sans autorisation expresse.
7.2 Chatbot connecté et assistants IA
L’Utilisateur peut interagir avec un chatbot alimenté par des données publiques ou internes (dans le cadre d’un projet).
Les réponses fournies sont automatiquement générées sur la base des Données d’Entrée. L’Utilisateur doit s’assurer que les requêtes ne contiennent pas d’informations sensibles ou contraires au RGPD.
Les assistants IA peuvent être personnalisés dans les Projets, et leurs réponses peuvent contenir des propositions de documents à finaliser.
7.3 Fonctionnalité Projets
Les Projets permettent à l’Utilisateur de créer un espace de travail personnel ou partagé incluant :
- une base documentaire (20 documents max par projet),
- un chatbot personnalisé,
- des assistants IA configurables.
L’Utilisateur peut, selon son rôle :
- accéder uniquement à ses projets (Projet privé),
- ou collaborer avec d’autres membres (Projet partagé).
La gestion de l’accès et du contenu partagé relève de la responsabilité du titulaire du projet.
7.4 Intégration de documents internes
Dans le cadre d’une option activée par la collectivité, des documents internes (jusqu’à 10 Go) peuvent être intégrés à une base de connaissances dédiée.
Leur traitement par les outils IA repose sur les métadonnées et le paramétrage défini avec les gestionnaires. Ces documents demeurent la propriété de la collectivité.
7.5 Module de publication et anonymisation
Delibia permet d’automatiser la publication et l’anonymisation d’actes administratifs.
L’Utilisateur est tenu de vérifier le contenu publié et de s’assurer de la bonne suppression des données personnelles conformément aux exigences du RGPD.
8. Propriété intellectuelle
8.1 Propriété de la Plateforme
La Plateforme Delibia, ses interfaces, algorithmes, bases de données, outils d’IA, et l’ensemble de ses composants (graphismes, textes, vidéos, fonctionnalités, etc.) sont la propriété exclusive de la société SOLYNE, ou font l’objet d’une licence régulièrement acquise.
Toute reproduction, représentation, diffusion ou exploitation non autorisée de tout ou partie de la Plateforme, par quelque moyen que ce soit, est strictement interdite et susceptible de constituer une contrefaçon sanctionnée par les articles L.335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.
8.2 Données publiques
Les Données publiques accessibles via la Plateforme (au sens du CRPA) demeurent la propriété des administrations qui les ont produites ou reçues.
La structuration, l’indexation et la présentation de ces données par Delibia peuvent faire l’objet d’une protection au titre du droit sui generis du producteur de base de données.
8.3 Contenus générés
Les contenus générés par les outils d’intelligence artificielle de la Plateforme (chatbot, assistants IA) sont produits à partir des Données d’Entrée fournies par l’Utilisateur.
Ils sont accessibles immédiatement après leur génération et peuvent être sauvegardés par l’Utilisateur dans un dossier personnel ou partagé.
Par défaut, ces contenus sont automatiquement supprimés au bout de trente (30) jours, sauf s’ils ont été explicitement enregistrés dans un espace utilisateur.
Par exception, lorsqu’un Utilisateur attribue une évaluation négative à un contenu généré, la Donnée d’Entrée, la réponse produite et le commentaire associé sont conservés pendant une durée maximale de douze (12) mois, dans le seul but :
- d’identifier les dysfonctionnements,
- d’améliorer la qualité des réponses fournies,
- et d’assurer un suivi statistique interne.
Ces contenus ne sont jamais réutilisés à des fins commerciales, ni pour entraîner les modèles d’IA, et ne font l’objet d’aucune diffusion.
9. Disponibilité du service et maintenance
9.1 Disponibilité
La Plateforme est accessible en ligne 24h/24 et 7j/7, sauf en cas de force majeure ou d’opération de maintenance.
Delibia met tout en œuvre pour assurer une haute disponibilité du service, sans garantir une disponibilité absolue.
9.2 Maintenance
Des opérations de maintenance ou de mise à jour peuvent entraîner une interruption temporaire du service. Les Utilisateurs seront informés par tout moyen approprié, sauf en cas d’urgence.
10. Suspension ou résiliation de compte
10.1 Utilisation abusive ou frauduleuse
En cas d’utilisation contraire aux CGU ou de comportement portant atteinte à la sécurité ou à l’intégrité de la Plateforme (extraction massive, tentative d’intrusion, contenu illicite), Delibia se réserve le droit de :
- suspendre temporairement l’accès de l’Utilisateur concerné,
- notifier l’administrateur de la collectivité cliente,
- supprimer le compte concerné en cas de manquement répété ou non corrigé.
10.2 Alerte système et signalement
Un système de détection automatique signale les comportements anormaux. La collectivité cliente est informée avant toute action définitive.
11. Données personnelles
Les traitements de données personnelles réalisés via la Plateforme sont régis par la Politique de confidentialité, accessible à l’adresse suivante : https://delibia.fr/privacy
L’Utilisateur y trouvera l’ensemble des informations relatives :
- aux catégories de données collectées,
- aux finalités des traitements,
- aux sous-traitants impliqués (dont Mistral AI),
- à la durée de conservation,
- et aux droits RGPD (accès, rectification, effacement, opposition, portabilité).
Les demandes peuvent être adressées à dpo@delibia.fr.
12. Loi applicable et juridiction compétente
Les présentes CGU sont régies par la loi française.
En cas de différend relatif à l’interprétation, l’exécution ou la validité des CGU, et à défaut de solution amiable dans un délai raisonnable, les tribunaux du ressort du siège social de la société SOLYNE seront seuls compétents, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.